Rembourser les frais kilométriques d'un salarié : comment ça marche ?
Lorsqu'un salarié utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels (rendez-vous clients, chantiers, missions), l'employeur doit lui rembourser les frais engagés. La méthode la plus courante est le versement d'une indemnité kilométrique calculée avec le barème.
Ce remboursement est exonéré de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu pour le salarié, à condition de ne pas dépasser le barème kilométrique de l'URSSAF. Ce barème URSSAF est identique au barème fiscal publié chaque année par l'administration : mêmes montants, mêmes tranches, même majoration de 20 % pour les véhicules 100 % électriques.
Le barème couvre l'ensemble des coûts du véhicule : dépréciation, entretien, réparations, pneumatiques, carburant (ou électricité) et assurance. Les frais de péage et de stationnement professionnels peuvent être remboursés en plus, sur justificatifs.
Salarié qui déduit ses frais aux frais réels ? Voyez le calculateur d'indemnités kilométriques général. Infirmier ou infirmière libérale ? Consultez le calculateur dédié aux IDEL.
Barème kilométrique URSSAF 2026
Le barème URSSAF applicable en 2026 est identique au barème fiscal et inchangé par rapport aux années précédentes. Il fixe le montant maximum d'indemnité kilométrique qu'un employeur peut verser en exonération de cotisations et d'impôt. d représente la distance professionnelle parcourue dans l'année, en kilomètres.
| Puissance fiscale | Jusqu'à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
| Puissance fiscale | Jusqu'à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | d × 0,395 | (d × 0,099) + 891 | d × 0,248 |
| 3, 4 ou 5 CV | d × 0,468 | (d × 0,082) + 1 158 | d × 0,275 |
| Plus de 5 CV | d × 0,606 | (d × 0,079) + 1 583 | d × 0,343 |
| Jusqu'à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km | |
|---|---|---|---|
| Tous | d × 0,315 | (d × 0,079) + 711 | d × 0,198 |
Véhicules 100 % électriques : le montant obtenu est majoré de 20 %. Le barème URSSAF reprend le barème fiscal (arrêté du 27 mars 2023, reconduit pour 2026). Sources : urssaf.fr (indemnités kilométriques) et brochure pratique 2026 de l'administration fiscale.
Exemple de remboursement
Un salarié parcourt 8 500 km dans l'année pour ses déplacements professionnels avec sa voiture personnelle de 5 CV. La distance se situe dans la tranche 5 001 – 20 000 km :
(8 500 × 0,357) + 1 395 = 4 429,50 €, arrondis à 4 430 €. L'employeur peut verser jusqu'à ce montant sur l'année sans cotisations ni impôt.
S'il verse davantage - par exemple 5 000 € - la différence de 570 € est réintégrée dans l'assiette des cotisations et imposée comme un complément de salaire.
Avec le même véhicule en version 100 % électrique, la majoration de 20 % porte le plafond exonéré à 5 315 €.
Questions fréquentes
Quel barème un employeur doit-il utiliser pour rembourser les frais kilométriques ?
Le barème kilométrique de l'URSSAF, qui est identique au barème fiscal publié chaque année par l'administration. Les indemnités versées dans la limite de ce barème sont exonérées de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu. Le barème 2026 est inchangé par rapport aux années précédentes.
Les indemnités kilométriques versées par l'employeur sont-elles soumises à cotisations ?
Non, tant qu'elles ne dépassent pas le montant du barème URSSAF correspondant au véhicule et aux kilomètres professionnels parcourus. La fraction qui excède le barème est réintégrée dans l'assiette des cotisations et imposable comme un complément de salaire.
L'employeur est-il obligé de rembourser les indemnités kilométriques ?
Le remboursement des frais professionnels engagés par le salarié dans l'intérêt de l'entreprise (déplacements avec son véhicule personnel) est obligatoire. Le trajet domicile-travail, lui, n'est pas remboursable en indemnités kilométriques exonérées, sauf cas particuliers : absence de transport en commun desservant le trajet, ou horaires de travail incompatibles avec les transports.
Quels justificatifs l'employeur doit-il conserver ?
La carte grise du véhicule utilisé (pour la puissance fiscale, case P.6), un relevé des déplacements avec dates, motifs et kilomètres, et l'attestation que le salarié utilise bien son véhicule personnel. Ces pièces sont exigées en cas de contrôle URSSAF et doivent être conservées.
Comment verser l'indemnité en pratique ?
L'indemnité kilométrique apparaît en général sur le bulletin de paie, dans une rubrique de remboursement de frais non soumise à cotisations (dans la limite du barème). Elle peut être versée mensuellement sur la base d'un relevé, ou régularisée périodiquement. Un logiciel de gestion des notes de frais facilite le suivi et le calcul.
Un véhicule hybride rechargeable bénéficie-t-il de la majoration de 20 % ?
Non. La majoration de 20 % est réservée aux véhicules 100 % électriques. Les hybrides, même rechargeables, relèvent du barème standard.
Peut-on cumuler l'indemnité kilométrique avec le forfait mobilités durables ?
Ce sont deux dispositifs distincts. L'indemnité kilométrique concerne les déplacements professionnels effectués avec le véhicule personnel. Le forfait mobilités durables couvre les trajets domicile-travail en vélo, covoiturage ou engin de déplacement personnel, exonéré jusqu'à 600 € par an (900 € en cumul avec un abonnement de transports en commun).